เพิ่มความสามารถส่งเมล์เรียกชำระเงินสำหรับบุ๊ค Extranet – เปลี่ยนการจองด่วนให้เป็นการจองแบบปกติ – เพิ่มรายงานสรุปการเงิน

รายการจองที่ทำจากระบบ Extranet สามารถเรียกชำระเงินจากลูกค้าได้แล้ว

รายการจองที่ทำผ่าน Extranet เดิมทีไม่สามารถส่งเมล์เรียกชำระเงินได้ ต่อไปนี้คุณสามารถส่งเมล์เรียกชำระเงินได้แล้ว โดยไม่จำเป็นต้องเรียกเก็บเต็มจำนวน และยังสามารถแนบข้อความแจ้งลูกค้าถึงสาเหตุของการเรียกชำระเงินได้อีกด้วย

ทั้งนี้ RoomScope ไม่ได้คิดค่าคอมมิชชั่นในส่วนนี้แต่อย่างใด (ทั้งในแบบคอมมิชชั่นและแบบรายเดือน)

ตัวอย่างการใช้งาน

  • ลูกค้าติดต่อให้โรงแรมทำการจองให้ โรงแรมทำรายการจองผ่าน Extranet แล้วส่งเมล์เรียกชำระเงินจากลูกค้า
  • ลูกค้าต้องการจ่ายเฉพาะมัดจำ โรงแรมทำรายการจองผ่าน Extranet แล้วส่งเมล์เรียกชำระเงินเป็นเฉพาะค่ามัดจำได้
  • รายการจองที่ราคาไม่ตรงกับเรทราคาที่มีอยู่ เช่น ลูกค้าเก่า ลูกค้าต่อรอง สามารถแก้ไขเรทรายวัน ก่อนส่งเมล์เรียกชำระเงินตามจำนวนที่แก้ไข
  • มีการเปลี่ยนแปลงการจองทำให้จำนวนเงินเพิ่มขึ้นจากเดิม สามารถส่งเมล์เรียกชำระเงินส่วนต่างได้

ขั้นตอน

ในหน้ารายละเอียดบุ๊คกิ้ง → คลิกที่ปุ่ม “ส่งเมล์เรียกชำระเงิน”

paymentrequest

เมื่อระบบแสดงหน้าจอขึ้นมา → กรอกจำนวนเงินที่ต้องการเรียกเก็บ และข้อความแนบ (ไม่บังคับ) → กดปุ่ม “ยืนยันและส่งเมล์”

paymentrequestform

เมื่อระบบส่งเมล์เสร็จแล้ว สถานะการชำระเงินจะเปลี่ยนเป็น “รอชำระเงิน”
และเมื่อลูกค้าแนบหลักฐานการชำระเงิน จะเปลี่ยนเป็น “รอตรวจสอบ”

paystatus

สีของแถบบุ๊คกิ้งในหน้าปฏิทิน

inventorybar

เมื่อลูกค้าชำระเงิน

ลูกค้าสามารถเลือกชำระเงินตามช่องทางที่ต้องการจากในอีเมล์ได้ทันที (ทุกช่องทางรับชำระเงินที่โรงแรมรับ ยกเว้น PayPal)

  • ผ่านบัตรเครดิตหรือเคาน์เตอร์ ระบบจะส่งเมล์ยืนยันการจองให้ลูกค้าทันที สถานะการชำระเงินจะเปลี่ยนเป็น “ชำระแล้ว” หรือ “มัดจำ” แล้วแต่กรณี
  • โอนเงินเข้าบัญชีของโรงแรม เมื่อลูกค้าแนบหลักฐานการชำระเงิน ระบบจะส่งเมล์แจ้งให้โรงแรมทราบด้วย คุณสามารถยืนยันหรือปฏิเสธการชำระเงินได้ในหน้ารายละเอียดการจอง (เหมือนรายการโอนเงิน)

เปลี่ยนรายการจองด่วนให้เป็นการจองแบบปกติได้ โดยไม่ต้องยกเลิกแล้วทำรายการใหม่

การจองแบบปกติให้ประโยชน์หลายอย่าง เนื่องจากเป็นรายการที่มีรายละเอียดครบถ้วน ทำให้สามารถนำไปคำนวน เก็บสถิติ หรือออกรายงานต่างๆ ได้ สำหรับการจองด่วนในหน้าปฏิทิน ก่อนหน้านี้หากจะเปลี่ยนเป็นการจองแบบปกติ จะต้องทำการยกเลิกก่อนที่จะทำการจองใหม่ ต่อไปนี้รายการจองด่วนในหน้าปฏิทิน จะมีปุ่ม “จอง” เพิ่มเติมเข้ามา เมื่อคลิกที่ปุ่ม “จอง” แล้วทำตามขั้นตอนที่ระบบแนะนำ เท่านี้ก็สามารถเปลี่ยนการจองด่วนให้เป็นเป็นการจองแบบปกติได้แล้ว

ในบางครั้งการจองที่ทำจากระบบ Extranet เรทราคาอาจไม่ตรงตามที่ต้องการ คุณสามารถแก้ไขราคาให้ตรงตามความต้องการได้ ดังขั้นตอนต่อไปนี้

ในหน้ารายรายละเอียดการจอง → คลิกที่ปุ่ม “แก้ไขเรท”

editratebutton

เมื่อระบบแสดงหน้าจอแล้วคลิกที่เรทของแต่ละวัน → กรอกเรทตามต้องการ กดปุ่ม “บันทึก” เป็นอันเสร็จสิ้น

EditRateForm.png


เพิ่มรายงานสรุปการเงิน

คุณสามารถระบุช่วงเวลาและช่องทางชำระเงินที่ต้องการได้ ทั้งนี้รายการที่จะถูกนำมาออกรายงาน จะต้องเป็นการจองตามแบบปกติ หรือการจองผ่านระบบจองของ RoomScope เท่านั้น (รายการจองด่วน และรายการล็อคห้องไม่สามารถนำมาออกรายงานได้)

คลิกที่ รายงาน → สรุปการเงิน

PaymentSummaryReport.png

พร้อมกันนี้ยังได้ปรับปรุงรายงานสรุปรายวัน (เช็คอิน/เช็คเอาท์) ให้แสดงจำนวนเงินที่ลูกค้ายังไม่ชำระในช่องการเงินด้วย

คลิกที่ รายงาน → สรุปรายวัน → เช็คอิน หรือ เช็คเอาท์

DailyReport.png


RoomScope หวังว่าการอัพเดทครั้งนี้จะทำให้โรงแรมได้รับความสะดวกในการใช้งานมากยิ่งขึ้น RoomScope ขอขอบคุณทุกๆ โรงแรมที่เลือกใช้ระบบของเรา 🙂

ใส่ความเห็น

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / เปลี่ยนแปลง )

Connecting to %s